Thư xin lỗi khách hàng là một hình thức thông điệp được gửi từ doanh nghiệp đến khách hàng thông qua thư hoặc email, nhằm cung cấp lời giải thích và xin lỗi chân thành từ công ty. Bài viết sẽ bật mí 03 mẫu thư xin lỗi khách hàng phổ biến nhất.

Nên gửi lời xin lỗi khách hàng trong trường hợp nào?

Thư xin lỗi khách hàng nên được gửi trong một số trường hợp sau:

• Sự cố về chất lượng sản phẩm hoặc việc giao hàng chậm: Khi doanh nghiệp gặp phải vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm hoặc giao hàng chậm, việc gửi thư xin lỗi khách hàng sẽ giúp giải thích tình huống và xin lỗi về sự cố này.
• Dịch vụ không tốt hoặc có sai sót: Nếu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chưa đạt yêu cầu hoặc có những sai sót. Thư xin lỗi KH sẽ thể hiện sự chân thành và cam kết cải thiện dịch vụ.
• Phản hồi tiêu cực trên mạng xã hội: Khi doanh nghiệp nhận được phản hồi không tốt về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ từ khách hàng trên các nền tảng mạng xã hội, việc viết thư xin lỗi khách hàng là cần thiết để đáp lại phản hồi và thể hiện sự quan tâm đến ý kiến của khách hàng.

Tham khảo: Marketing Research Là Gì? Khám Phá Vai Trò Quan Trọng Trong Kinh Doanh

Mẫu thư xin lỗi khách hàng hiệu quả

Thư xin lỗi khách hàng liên quan đến chất lượng dịch vụ

Kính gửi Quý khách hàng,

Thay mặt công ty (Tên công ty), tôi là……(Chức vụ của người gửi thư), xin gửi lời xin lỗi chân thành đến Quý khách hàng vì những trải nghiệm dịch vụ khiến khách hàng không hài lòng tại của hàng chúng tôi.

Chúng tôi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn về những sự cố mà Quý khách hàng đã gặp phải. Lý do cho những trải nghiệm không tốt này là……(Nêu lên lý do của sai sót). Chúng tôi hiểu rằng sự việc này khiến khách hàng không hài lòng và thoải mái. Chúng tôi thành thật xin lỗi vì điều đó.

Để khắc phục tình hình và đảm bảo rằng sự cố không tái diễn, chúng tôi đã đề xuất các biện pháp cải thiện như…… (Đề xuất giải pháp của doanh nghiệp). Chúng tôi cam kết sẽ áp dụng những thay đổi cần thiết để nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng đúng mong đợi của Quý khách hàng.

Chúng tôi hy vọng rằng Quý khách hàng có thể nhận lời xin lỗi từ chúng tôi. Cho phép chúng tôi có cơ hội khắc phục những điều không tốt đã xảy ra. Sự hài lòng của Quý khách hàng vẫn là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi. Chúng tôi sẽ luôn nỗ lực để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho Quý khách hàng.

Một lần nữa, chúng tôi xin chân thành xin lỗi và hy vọng rằng Quý khách hàng sẽ tiếp tục ủng hộ công ty chúng tôi trong tương lai. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu nào khác, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi. 

Mong Quý khách hàng có một ngày tốt lành.

Trân trọng,

(Ký tên người gửi thư)

Tham khảo: Kế Hoạch Bán Hàng Mẫu: Chiến Lược Đưa Doanh Số Lên Tầm Cao

Thư xin lỗi khách hàng liên quan đến những lỗi kỹ thuật

Kính gửi Quý khách hàng,

Tôi là ….. (Giới thiệu về người đại diện doanh nghiệp để gửi thư tới khách hàng). Tôi viết thư này để xin lỗi chân thành đến Quý khách hàng về sự cố kỹ thuật đã xảy ra trên phần mềm của chúng tôi từ ngày …. đến ngày ….

Chúng tôi thành thật xin lỗi vì những bất tiện mà Quý khách hàng đã gặp phải khi phần mềm của chúng tôi xảy ra sự cố. Sự cố kỹ thuật đã gây ra những trục trặc và gián đoạn công việc kinh doanh trong công ty của Quý khách hàng. Chúng tôi sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn về điều này.

Ngay sau khi phát hiện lỗi kỹ thuật của phần mềm, chúng tôi đã ngay lập tức liên lạc với Quý khách hàng thông qua bộ phận chăm sóc khách hàng để thông báo về tình hình và xin lỗi vì sự cố đã xảy ra. Đồng thời, chúng tôi cũng đã triển khai bộ phận kỹ thuật để khắc phục lỗi trên phần mềm.

Chúng tôi cam kết rằng những lỗi kỹ thuật nghiêm trọng như vậy sẽ không tái diễn. Chúng tôi đã rút ra bài học từ sự cố này và đã thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo rằng phần mềm sẽ hoạt động ổn định.

Chúng tôi hy vọng rằng Quý khách hàng có thể thông cảm và bỏ qua cho sự cố không mong muốn này. Sự hài lòng và sự tin tưởng của Quý khách hàng vẫn là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi.

Xin kính chúc Quý khách hàng một ngày tốt lành.

Trân trọng,

(Ký tên)

Tham khảo: Lòng Trung Thành Thương Hiệu: Xây Dựng Mối Quan Hệ Vững Chắc Với Khách Hàng

Thư xin lỗi khách hàng liên quan đến chất lượng sản phẩm 

Kính gửi Quý khách hàng,

Tôi là…… (Giới thiệu về bản thân). Tôi viết thư này để xin lỗi chân thành đến Quý khách hàng về chất lượng sản phẩm mà chúng tôi cung cấp gần đây.

Chúng tôi đã nhận được nhiều phản hồi không tốt từ Quý khách hàng thông qua trang web và trang Facebook của doanh nghiệp. Với tư cách là nhà quản lý, tôi xin gửi lời xin lỗi chân thành nhất tới Quý khách hàng. Chúng tôi cam kết sẽ chuyển tiếp những đề xuất và ý kiến của Quý khách hàng đến bộ phận liên quan để xử lý kịp thời.

Chúng tôi sẽ đưa ra biện pháp cải thiện nhất để đảm bảo Quý KH sẽ có trải nghiệm tốt hơn khi sử dụng sản phẩm của chúng tôi. Chúng tôi mong Quý khách hàng có thể thông cảm. Hy vọng KH cho chúng tôi cơ hội để khắc phục những điều không tốt đã xảy ra.

Nếu Quý khách hàng có bất kỳ phản hồi hay góp ý nào trong tương lai. Xin vui lòng gửi cho chúng tôi thông qua trang web:…., Facebook:…..hoặc số điện thoại hotline:…… Chúng tôi rất trân trọng mọi ý kiến đóng góp từ Quý khách hàng. Chúng tôi sẽ tiếp tục cải thiện để đáp ứng nhu cầu của Quý khách hàng.

Một lần nữa, chúng tôi xin chân thành xin lỗi Quý KH. Hy vọng KH sẽ tiếp tục ủng hộ chúng tôi trong tương lai. Chúc Quý khách hàng có một buổi sáng tốt lành.

Trân trọng,

(Ký tên người gửi thư)

Thư xin lỗi khách hàng giúp công ty giải thích và xin lỗi về những sai sót đã xảy ra. Doanh nghiệp nên cân nhắc và lựa chọn mẫu thư xin lỗi khách hàng phù hợp. Nội dung thư thể hiện sự thiện chí và chân thành từ phía doanh nghiệp. 

Để biết thêm thông tin về dịch vụ, liên hệ ngay với chúng tôi:

Website: https://esms.vn/

Hotline: 0901 888 484

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)

Trụ sở: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.

Chi Nhánh Hà Nội: Tòa nhà An Hưng, 85-87 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy.

Chi Nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.